Vergadercabine voor kantoor

Een vergadercabine of meeting pod biedt 2 tot 4 personen een afgesloten overlegplek zonder verbouwing. Hij staat er meestal 4 tot 8 weken na betaling en verhuist mee. Vanaf € 8.990 excl. btw, geplaatst, met tafel, stroom, licht en ventilatie.

Wat een vergadercabine is

Een vergadercabine, ook meeting pod of akoestische vergaderbox genoemd, is een losstaande gesloten ruimte voor twee tot vier personen. Hij heeft een deur, een tafel of zitbanken, verlichting, stroom en eigen ventilatoren. Net als een belcel staat hij als meubel in het kantoor en wordt hij niet aan het gebouw bevestigd. Qua formaat ligt hij tussen een belcel voor één persoon en een kleine spreekkamer in.

De vergadercabine lost een probleem op dat in veel kantoren na een herinrichting ontstaat: er zijn te weinig plekken voor een kort overleg of een videogesprek met twee collega's, en de grote vergaderzaal zit vol met overleggen van twee personen.

Cabine of gebouwde vergaderruimte

De afweging is vooral een kwestie van tijd, flexibiliteit en hoe lang u in het pand blijft. De tabel zet de belangrijkste punten naast elkaar.

Wat een gebouwde ruimte kost

Rekenvoorbeeld: in een hoek van een kantoor maakt u een ruimte van 3 x 3 m met twee nieuwe glazen wanden van 3 m lang en 2,7 m hoog. Dat is ruim 16 m² wand. Tegen 228 tot 800 euro per m² in de markt kosten alleen de wanden al ongeveer 3.700 tot 13.000 euro, nog zonder deur, ventilatie, elektra, verlichting en de akoestische afwerking die een glazen ruimte nodig heeft.

Een cabine voor vier personen komt daarmee in dezelfde orde van grootte uit, maar staat er sneller en gaat mee. Toch is bouwen soms de betere keuze: voor groepen boven vier personen, als u het pand bezit en er lang blijft, of als u een ruimte wilt die bij de rest van de inrichting aansluit. Kiest u voor een gebouwde ruimte, werk die dan akoestisch goed af; zie akoestiek in de vergaderruimte.

Ventilatie voor vier personen

Vier mensen in een gesloten box van een paar kubieke meter hebben veel verse lucht nodig. Voor een losstaande cabine is ons geen specifieke Nederlandse regel bekend. Ter vergelijking: het Bbl vraagt voor een verblijfsgebied in een nieuw kantoor 6,5 dm³/s per persoon. Voor vier personen is dat ruim 93 m³ per uur. Een fabrikant van een vierpersoonscabine geeft vier ventilatoren op met samen 320 m³ per uur.

Vraag naar de luchtverversing in m³ per uur bij volle bezetting, naar de regeling van de ventilatoren en naar het geluid op de hoogste stand. Een cabine waarin na twintig minuten overleg de lucht dik wordt, wordt niet meer gebruikt. Op ventilatie in belcellen en cabines staat hoe u dat beoordeelt.

Akoestiek binnen en buiten de cabine

Ook voor vergadercabines geldt de meetnorm ISO 23351-1: in het laboratorium wordt gemeten hoeveel zachter spraak buiten de cabine klinkt dan binnen. Een vierpersoonscabine kan volgens opgave van een fabrikant klasse A halen, rond 30 dB. Vraag ook hier het meetrapport en niet alleen een klasse uit een brochure. Bij vier mensen die door elkaar praten, en soms lachen, is een hogere spraakniveaureductie meer waard dan bij één beller.

Een cabine doet niets aan de galm van de ruimte eromheen. In onze berekeningen telt hij als nul m² Sabine; de buitenkant is meestal hard. Galmt het kantoor waar de cabine staat, dan blijft dat zo. Wie het gesprek in de cabine wil voeren en de rest van het team rust wil geven, kijkt dus naar beide; zie akoestiek in een open kantoor.

Scherm en videobellen

Veel vergadercabines worden vooral gebruikt voor een videogesprek met twee of drie collega's aan dezelfde kant. Daarvoor zijn nodig: een scherm aan de wand of op een arm, een camera die de hele tafel in beeld heeft, een aansluiting voor een laptop en stopcontacten in of bij de tafel. Wij nemen die opstelling mee in het plan, zodat de bekabeling bij oplevering is weggewerkt.

Akoestisch is een kleine, gesloten ruimte gunstig voor de microfoon, mits de binnenkant absorbeert. Een cabine met veel glas binnen kan hol klinken voor de mensen aan de andere kant van de lijn. Let ook op het licht: met een glazen wand in de rug zit u bij daglicht als silhouet in beeld. Meer hierover op videobellen in een open kantoor.

Plaatsing en vloer

Een vergadercabine weegt flink meer dan een belcel. Vraag het gewicht op en laat bij een oude houten vloer of een verhoogde computervloer de draagkracht controleren. De vloer moet vlak zijn; kleine verschillen vangen stelpoten op. Zitten de ventilatoren in het dak, laat dan ruimte vrij tussen de cabine en het plafond.

Plaats de cabine buiten de looproute en niet in volle zon. Hangt er een sprinklerinstallatie boven de plek, stem dat dan vooraf af met de sprinklerinstallateur, want het dak schermt de sproeiers af. Wij leggen de positie vast op de plattegrond, met de route waarlangs de delen naar binnen komen.

Huurpand en verhuizing

In een huurpand is een cabine vaak de eenvoudigste route. Er wordt niets geboord, niets gesloopt en niets aangesloten op de installaties van het gebouw. Bij vertrek gaat de cabine in delen mee naar het volgende pand. Meer over akoestiek zonder ingrijpen in een gehuurd gebouw leest u op akoestiek in een huurpand.

Een gebouwde ruimte moet bij het einde van de huur soms worden teruggebracht in de oude staat. Die sloopkosten komen bovenop de bouwkosten en worden in de vergelijking vaak vergeten.

Prijs en volgende stap

Een vergadercabine voor twee tot vier personen kost bij ons vanaf € 8.990 excl. btw, geleverd, opgebouwd en aangesloten, met tafel, stroom, verlichting en ventilatie. In de markt liggen vierpersoonscabines ongeveer tussen 7.500 en 13.700 euro excl. btw, soms zonder installatie. Levering is meestal 4 tot 8 weken na betaling.

Wilt u een cabine combineren met andere maatregelen in het kantoor, doe dan een projectaanvraag of laat eerst een akoestische meting doen. Dan ziet u in één plan wat de cabine oplevert en wat er in de rest van de ruimte nodig is.