Videobellen in een open kantoor

Twee problemen in één gesprek

Wie aan het bureau videobelt, veroorzaakt en ondervindt geluidsoverlast tegelijk. De beller praat, en verstaanbare spraak is volgens onderzoek van Hongisto (2005) het meest storende geluid in een kantoor. Een videogesprek is bovendien eenzijdig hoorbaar: collega's horen de helft van een gesprek, wat de aandacht net zo goed trekt.

Tegelijk pikt de microfoon van de beller alles op wat er in de buurt gebeurt: het gesprek aan het bureau ernaast, het geroezemoes van de koffiehoek, de galm van de ruimte. De deelnemers aan de andere kant horen dat als een rommelige achtergrond en vragen vaker om herhaling. ISO 22955, de norm voor de akoestische kwaliteit van open kantoren, behandelt ruimtes waar vooral naar buiten wordt gecommuniceerd, per telefoon of video, daarom als een apart type.

Wat een headset wel en niet oplost

Een headset met een microfoon dicht bij de mond is de eerste stap. De microfoon vangt dan vooral de stem van de drager op en veel minder van de omgeving. Microfoons met ruisonderdrukking filteren daarnaast een deel van het omgevingsgeluid weg. Voor de deelnemers op afstand is dat een grote verbetering, en het voorkomt dat de stem van de andere kant via de laptopspeaker door het kantoor klinkt.

Wat een headset niet oplost, is het geluid dat de beller zelf maakt. Die praat gewoon, en in een rumoerige omgeving door het Lombard-effect zelfs harder: hoe hoger het achtergrondgeluid, hoe harder mensen gaan praten. Voor de collega's maakt de headset dus weinig uit. Een laptop zonder headset is de slechtste combinatie: de microfoon pakt de hele ruimte op en de speaker laat de andere kant meeklinken.

Galm maakt beide problemen groter

In een galmend open kantoor draagt elk gesprek verder en blijft het langer hangen. De afleidingsafstand, de afstand waarop een gesprek onder STI 0,50 zakt, is dan groot. ISO 3382-3 noemt hooguit 5 meter als goed. In een kantoor met een kaal betonplafond ligt die vaak een stuk verder, zodat een beller twee clusters verderop nog stoort.

Absorptie op het plafond verkort die afstand en haalt ook de galm uit de microfoon. In een open kantoor van 15 x 10 meter met twintig werkplekken brengen 32 plafondeilanden en 29 m² wandpanelen de nagalm van 1,2 naar 0,49 seconde. Dat is de basis; belplekken komen daar bovenop. Meer over de ruimte zelf bij akoestiek in het open kantoor en over de achtergrond bij concentratie in een open kantoor.

Belplekken, belcellen en cabines vergeleken

Een belcel en een vergadercabine verschillen vooral in formaat en ventilatie. De spraakniveaureductie wordt voor beide gemeten volgens ISO 23351-1; fabrikanten noemen 30 dB of meer klasse A. Uitleg bij ISO 23351-1 voor belcellen en de opties bij belcel voor kantoor en vergadercabine.

Hoeveel belplekken u nodig heeft

Een vast aantal per medewerker zegt weinig, omdat het ene team de hele dag belt en het andere bijna niet. Beter is tellen hoeveel mensen op het drukste moment tegelijk in een gesprek zitten. Dat kan met een week turven of met de agenda's van de teams. Videogesprekken beginnen vaak op het hele of halve uur, dus de piek ligt hoger dan het gemiddelde.

Stel: op een verdieping zijn dagelijks 35 mensen aanwezig. Samen voeren ze per dag 20 videogesprekken van gemiddeld 30 minuten, 10 uur in totaal. Valt de helft daarvan in de twee drukste uren, dan zitten er in die uren gemiddeld 5 / 2 = 2,5 mensen tegelijk in een gesprek, met pieken op het hele uur. Drie belcellen en één vergadercabine dekken die piek; een vierde belcel geeft lucht.

Rekenen met piek en gemiddelde voorkomt twee bekende fouten: één belcel die altijd bezet is, waardoor mensen toch aan het bureau gaan bellen, en zes cellen waarvan er vier leeg staan. De methode staat verder uitgewerkt bij hoeveel belcellen nodig zijn.

Waar belcellen het beste staan

Een belcel die ver weg staat, wordt niet gebruikt. Zet de cellen op korte loopafstand van de werkplekken van de teams die het meest bellen, zodat opstaan en verplaatsen minder moeite kost dan blijven zitten. Houd rekening met een stopcontact in de buurt, met sprinklers erboven en met vluchtroutes. Zet ze bij voorkeur niet direct naast de zone voor geconcentreerd werk: het open en dichtgaan van de deur en het geluid van de ventilator zijn daar het eerst te horen. Een plek tussen de belteams en de rest van de verdieping werkt vaak goed als buffer.

Ventilatie verdient aandacht. Voor ventilatie in een losstaande belcel is geen specifieke Nederlandse regel bekend. Ter vergelijking: het Besluit bouwwerken leefomgeving vraagt voor een verblijfsruimte in een nieuw kantoor 6,5 dm³ verse lucht per seconde per persoon. Vraag daarom altijd naar de luchtverversing van de ventilator, niet alleen naar de geluiddemping. Meer bij ventilatie in een belcel.

De werkplek zelf rustiger maken

Niet elk gesprek past in een cel. Voor korte gesprekken aan het bureau helpt een rustigere werkplek: een absorberend plafond, en schermen die volgens het Handboek Bouwfysische Kwaliteit Gebouwen minimaal 400 mm boven het bureaublad uitsteken. Akoestische bureauschermen kosten vanaf € 219 per stuk en dempen het directe geluid naar de buurman, mits het plafond meedoet.

Teams die structureel veel bellen, zoals sales of klantenservice, kunnen het best bij elkaar zitten in een zone met de akoestiek van een callcenter: een nagalm van 0,5 seconde en schermen tussen de plekken. Dat houdt het geluid weg bij de teams die moeten lezen en rekenen. Zie akoestiek callcenter.

Aanpak en levertijd

Begin met tellen: hoeveel gesprekken, op welke momenten, bij welke teams. Een akoestische meting van € 395 laat daarna zien hoe ver gesprekken dragen en hoeveel absorptie het open kantoor nodig heeft. U krijgt een plan met belcellen, cabines en absorptie, met een vaste prijs. Belcellen en cabines worden meestal 4 tot 8 weken na betaling geplaatst, panelen en eilanden meestal 3 tot 5 weken, als het moet buiten kantooruren. Wie het aantal al weet, kan direct een project aanvragen.