Hoeveel belcellen heeft u nodig?

Geen norm, wel een rekensom

Hoeveel belcellen nodig zijn, staat in geen enkele norm. De internationale norm ISO 23351-1 meet hoe goed een belcel spraak tegenhoudt, niet hoeveel er moeten staan. Het Handboek Bouwfysische Kwaliteit Gebouwen geeft voor belplekken en concentratiecellen een nagalmtijd van 0,5 seconde, maar ook geen aantal. Wie een aantal noemt zonder onderbouwing, gokt.

Wat wel werkt, is rekenen met het belgedrag van uw eigen mensen. Hoeveel minuten per dag wordt er gebeld of videogebeld op een manier die collega's stoort, en wanneer? Met die twee getallen is het aantal een eenvoudige som. Waarom bellen in een open ruimte zo stoort, staat bij videobellen in het open kantoor.

Belgedrag meten in twee weken

• Turven op de vloer. Loop drie keer per dag een vaste ronde en tel wie er belt of videobelt aan het bureau, en wie een vergaderruimte gebruikt om alleen te bellen.
• Korte vragenlijst. Vraag per team hoeveel minuten per dag mensen bellen en hoeveel daarvan ze liever niet aan het bureau doen.
• Agenda en bezetting. Geanonimiseerde gegevens van online vergaderingen of bezettingssensoren in vergaderruimtes laten zien hoe vaak een ruimte voor acht door één persoon wordt gebruikt.

Kijk naar de piek, niet naar het gemiddelde. Als de helft van het team op dinsdag en donderdag op kantoor is, bepalen die dagen het aantal. En tel aanwezigen, niet medewerkers op de loonlijst: bij hybride werken scheelt dat vaak de helft.

De rekensom

Het aantal belplekken is het totaal aantal belminuten op een piekdag, gedeeld door de tijd dat één cel bruikbaar is. Een cel die acht uur per dag beschikbaar is, wordt in de praktijk niet acht uur bezet: tussen gesprekken zit loop- en wachttijd, en de vraag piekt rond bepaalde uren. Wij rekenen daarom met circa 6 bruikbare uren per cel.

Rekenvoorbeeld: 60 aanwezigen x 35 minuten per dag = 2.100 minuten = 35 uur. 35 uur / 6 uur per cel = 5,8, dus 6 belplekken.

Niet al die plekken hoeven een belcel te zijn. Een deel kan een vergadercabine of een kleine spreekkamer zijn, afhankelijk van hoe er gebeld wordt.

Belcel, cabine of vergaderruimte

De verhouding tussen belcellen, cabines en vergaderruimtes volgt uit de soort gesprekken. Korte telefoontjes en videocalls van één persoon horen in een belcel. Overleg met twee tot vier mensen, al dan niet met een scherm, past in een vergadercabine. Langer overleg en presentaties horen in een vergaderruimte met een goede nagalmtijd.

Let op het verborgen verlies: als vergaderruimtes voor acht vaak door één beller bezet zijn, lossen een paar belcellen ook een tekort aan vergaderruimte op. Meer per type staat bij belcel op kantoor en vergadercabine.

Vuistregels als startpunt

Voor een eerste budget, voordat er gemeten is, gebruiken wij twee vuistregels. Het zijn geen normen, en ze vervangen de rekensom niet:

• Op een gewone kantoorvloer: één belplek per 10 tot 15 aanwezigen op een piekdag.
• Bij teams die veel videobellen, zoals sales, klantcontact of projectteams met externe partijen: één belplek per 6 tot 8 aanwezigen.

De eerste vuistregel komt overeen met 25 tot 35 belminuten per persoon per dag, de tweede met ongeveer 45 tot 60 minuten, bij 6 bruikbare uren per cel. Belt uw organisatie meer of minder, schuif dan mee. Een callcenter is een ander geval: daar wordt aan de werkplek gebeld en gaat het om de akoestiek van de hele ruimte, zie akoestiek in het callcenter.

Plaatsing op de vloer

• Dichtbij. Een belcel aan de andere kant van het gebouw wordt niet gebruikt. Zet cellen op dezelfde verdieping en in het zicht van de teams die ze nodig hebben.
• Langs een looproute, niet in een vluchtroute. Een cel mag de vrije breedte van een vluchtroute niet verkleinen en geen nooduitgang blokkeren.
• Niet in de volle zon. Een cel tegen een glazen zuidgevel warmt op.
• Stroom en vloer. Een belcel heeft een stopcontact nodig voor ventilatie en licht, en is zwaar. Controleer de vloerbelasting bij een verhoogde computervloer.
• Sprinklers. Een cel met een dicht dak onder een sprinklerinstallatie stemt u af met de sprinklerinstallateur.

Akoestiek en lucht in de cel

Vergelijk cellen op een meetwaarde. ISO 23351-1 meet de spraakniveaureductie DS,A in dB: hoeveel zachter een standaardstem buiten de cel klinkt. Volgens fabrikanten ingedeeld lopen de klassen van A+, boven 33 dB, tot D, tussen 15 en 20 dB. Voor bellen in een open kantoor is klasse A of B een redelijke eis. Uitleg bij ISO 23351-1 voor belcellen.

Voor ventilatie in een losstaande belcel is geen specifieke Nederlandse regel bekend. Ter vergelijking: het Bbl vraagt voor een verblijfsgebied in een nieuw kantoor minimaal 6,5 dm³/s verse lucht per persoon. Vraag de leverancier naar de luchtverversing van de ventilator, niet alleen naar de geluidsdemping. Meer bij ventilatie in een belcel.

Wat een belcel niet oplost

Belcellen halen de gesprekken weg die het meest storen, maar niet allemaal. Korte overleggen aan een bureau, een telefoontje van twee minuten en een collega die even iets vraagt, blijven in de ruimte. Galmt die ruimte, dan draagt elk van die gesprekken nog steeds ver. De cellen en de akoestiek van de ruimte zelf horen dus bij elkaar: een open kantoor met 20 werkplekken gaat met eilanden en wandpanelen van 1,2 naar 0,49 seconde, vanaf € 11.000.

Daarnaast werkt een cel alleen met afspraken. Spreek af wanneer een gesprek naar de cel gaat, bijvoorbeeld elke videocall met geluid uit de laptop, en hoe lang iemand een cel mag bezetten. Zonder die afspraken blijven mensen aan het bureau bellen, of staat een cel de hele ochtend bezet door één persoon die er rustig werkt.

Gefaseerd uitbreiden

Twijfelt u tussen twee aantallen, begin dan met het lagere en meet na twee maanden de bezetting. Belcellen zijn demontabel en verplaatsbaar, dus een cel op een verkeerde plek kan later naar een betere. Levering is meestal 4 tot 8 weken na betaling. Combineert u belcellen met akoestische maatregelen in de ruimte zelf, dan begint dat met een akoestische meting van € 395. Een prijs voor een aantal cellen vraagt u via de projectaanvraag.