Privacy van gesprekken op kantoor

Wanneer een gesprek privé is

Een gesprek is privé als iemand buiten de kamer of buiten de gesprekszone de inhoud niet kan volgen. De STI, die verstaanbaarheid uitdrukt van 0 tot 1, maakt dat meetbaar. De Duitse DGUV gaat bij een STI van 0,2 of lager uit van akoestische privacy, en het Handboek Bouwfysische Kwaliteit Gebouwen spreekt onder 0,20 van goede spraakdiscretie. Tussen 0,20 en 0,50 is een gesprek niet privé, maar wel minder storend. Boven 0,50 is het gewoon te volgen.

Niet elke ruimte vraagt dezelfde discretie. Het Handboek deelt kantoorruimtes daarom in categorieën in, met bijbehorende richtwaarden voor de nagalm in de ingerichte ruimte.

Isolatie tegenover absorptie

Hier gaat het vaak mis. Absorberende panelen halen de galm uit de spreekkamer, maar houden geluid nauwelijks tegen dat door de wand naar de gang gaat. Dat tegenhouden heet isolatie en hangt af van de massa en de opbouw van wand, deur en plafond. Absorptie in de kamer zelf helpt wel een beetje: elke verdubbeling van de absorptie verlaagt het nagalmende deel van het geluid met ongeveer 3 dB, waardoor er ook iets minder geluid tegen de wand staat. Voor echte privacy is dat te weinig.

Het Besluit bouwwerken leefomgeving helpt u hier niet. Het stelt eisen aan geluidwering naar een ander perceel of een woning, maar geen eis aan de isolatie tussen twee ruimtes binnen dezelfde kantoorfunctie. Twee spreekkamers naast elkaar mogen dus wettelijk gescheiden zijn door een lichte systeemwand. Het verschil tussen beide begrippen staat uitgewerkt bij geluidsabsorptie of geluidsisolatie.

Het plenum boven de scheidingswand

Het meest voorkomende lek zit boven het plafond. In veel kantoren stopt de scheidingswand bij het systeemplafond, terwijl de ruimte daarboven, het plenum, over de hele verdieping doorloopt. Het geluid gaat omhoog door de lichte plafondtegels, over de wand heen en in de kamer ernaast weer naar beneden. Wie daar een zware wand neerzet maar het plenum open laat, ziet weinig verbetering.

U kunt dit zelf controleren. Til in de spreekkamer een plafondtegel op en kijk of de wand doorloopt tot het beton erboven. Ziet u een open ruimte met kanalen en kabels die over de wand heen lopen, dan heeft u het lek gevonden. Een tweede test: laat iemand in de kamer op normale toon voorlezen en luister op de gang, eerst bij de deur en dan onder het plafond van de gang.

Andere bekende lekken:

• een kier onder de deur of een deur zonder valdorpel;
• een ventilatiekanaal dat twee kamers met elkaar verbindt, zodat het gesprek via het rooster meekomt;
• een glazen wand van enkel glas of met open naden tussen de panelen;
• een systeemwand die wel tot het plafond loopt, maar niet tot de betonvloer erboven.

Het dichtmaken van deze lekken is bouwkundig werk of werk voor de installateur, vaak in overleg met de verhuurder. Dat valt buiten onze levering. Wel nemen wij zichtbare lekken mee in de inventarisatie bij de meting, zodat u weet wat er bouwkundig moet gebeuren. In een gehuurd pand is dat vaak het eerste gesprek; zie akoestiek in een huurpand.

Privacy in het open kantoor

In een open kantoor is een STI onder 0,20 op werkplekafstand vrijwel niet haalbaar. Wat wel kan, is de afleidingsafstand verkorten: de afstand waarop een gesprek onder STI 0,50 zakt. ISO 3382-3 noemt hooguit 5 meter als goed. Dat helpt tegen afleiding, maar maakt een personeelsgesprek aan het bureau nog niet vertrouwelijk.

Vertrouwelijke gesprekken horen daarom op een afgesloten plek. Voor korte telefoon- en videogesprekken is een belcel het snelst te realiseren. De spraakniveaureductie van belcellen en cabines wordt gemeten volgens ISO 23351-1 en uitgedrukt in decibel. Fabrikanten delen die uitkomst in klassen in: A+ boven 33 dB, A van 30 tot 33 dB, B van 25 tot 30 dB, C van 20 tot 25 dB en D van 15 tot 20 dB. Hoe die meting werkt, staat bij ISO 23351-1 voor belcellen. Een belcel voor kantoor kost bij ons geplaatst vanaf € 4.950 per stuk.

Balies, recepties en wachtruimtes

Aan de balie van een zorginstelling, een gemeente of een bedrijf met bezoekers zit het probleem omgekeerd: niet de kamer lekt, maar de open ruimte draagt het gesprek naar de wachtenden. Entreehallen zijn vaak hoog, met steen en glas. In ons rekenvoorbeeld van een receptie van 80 m² en 4,5 meter hoog is de nagalm 4,5 seconde. Met 18 plafondeilanden en 32 m² wandpanelen zakt die naar 0,79 seconde.

Minder galm betekent hier dat een gesprek aan de balie minder ver draagt en dat mensen vanzelf zachter praten. Daarnaast helpen een absorberend plafond direct boven de balie, een duidelijke wachtlijn op een paar meter afstand, en een aparte spreekruimte voor gesprekken over gezondheid, geld of persoonsgegevens. Meer per ruimte bij akoestiek receptie en akoestiek in de zorg.

Wat niet werkt voor privacy

Vrijstaande akoestische schermen bieden geen privacy. Ze absorberen en houden het directe geluid deels tegen, maar het geluid buigt eromheen en gaat er via het plafond overheen. Dat geldt ook voor bureauschermen. Een akoestische scheidingswand is zinvol om zones te maken, niet om een vertrouwelijk gesprek af te schermen.

Een achtergrondgeluid uit luidsprekers, sound masking, kan gesprekken op afstand minder verstaanbaar maken. In Fins onderzoek in een open kantoor stond dat geluid op 44 dB. ISO 22955 noemt sound masking echter controversieel, en het maskeert alleen; het lek blijft bestaan. Gebruik het als aanvulling op isolatie en absorptie, niet in plaats daarvan.

Aanpak in drie stappen

1. Bepaal welke gesprekken privé moeten zijn. Beoordelingsgesprekken, gesprekken met de bedrijfsarts en klantgesprekken over gegevens vragen een andere oplossing dan teamoverleg.
2. Laat meten en inventariseren. Een akoestische meting van € 395 legt de nagalm en het achtergrondgeluid vast en brengt de zichtbare lekken in beeld.
3. Combineer drie sporen. Bouwkundig (wand, deur, plenum) via uw aannemer of verhuurder, akoestisch (absorptie in spreekkamer en hal) en organisatorisch (belcellen en vaste spreekkamers voor vertrouwelijke gesprekken).

Voor de directiekamer geldt een eigen verhaal; zie akoestiek directiekamer. Wie het akoestische deel wil laten uitvoeren, kan een project aanvragen.